VK ProjekteVK Projekte Media GmbH
Individuelle Unternehmens-Software

Individuelle CRM-, Buchungs- & Verwaltungssysteme

Bauen Sie keine starren Insellösungen oder teure Lizenzmodelle. Wir entwickeln maßgeschneiderte CRM-Systeme, Buchungsplattformen und interne Verwaltungstools – exakt abgestimmt auf Ihre betrieblichen Workflows und ohne wiederkehrende Lizenzgebühren.

Lizenzkosten
0 € Pro Nutzer
Keine monatlichen Abo-Gebühren
Passgenauigkeit
100% Ihr Workflow
Exakt die Masken, die Sie brauchen
Schnittstellen
DATEV & ERP angebunden
Kein manuelles Abtippen mehr
Datenschutz
Server in Deutschland
100% DSGVO-konform ohne US-Cloud
Probleme mit Standard-Tools

Warum Standard-CRMs im Mittelstand oft scheitern

Standardsoftware versucht, allen Branchen gleichzeitig zu genügen – und passt am Ende für niemanden richtig.

Überfrachtete Standard-CRMs

US-Standardlösungen wie Salesforce oder HubSpot bieten hunderte verschachtelte Menüs und Formulare, die Ihr Team verwirren – während die entscheidenden 3 Schritte Ihres Vertriebsprozesses fehlen.

Die monatliche Lizenzgebühren-Falle

Bei 80 bis 150 € pro Nutzer pro Monat zahlen Sie für ein 15-köpfiges Team schnell über 20.000 € jährlich – Jahr für Jahr, ohne dass Ihnen die Software jemals gehört.

Fehlende Schnittstellen zur Buchhaltung

Gewonnene Angebote müssen manuell in DATEV, SevDesk oder Ihr Rechnungsprogramm abgetippt werden. Das kostet Nerven, erzeugt Tippfehler und verzögert den Zahlungseingang.

Sensible Geschäftsdaten in Drittland-Clouds

Ihre wertvollsten Unternehmensdaten – Kontakte, Umsatzzahlen, Rabattsätze und Pipeline-Details – liegen auf ausländischen Servern unter unklaren Datenschutzgesetzen.

Funktionsumfang

Module für Ihre maßgeschneiderte Unternehmens-Software

Jedes Modul wird nahtlos an Ihre bestehende IT-Landschaft angebunden und exakt auf Ihre Teams abgestimmt.

Vertriebs- & Lead-Management

Zentrale Verwaltung aller Kundenkontakte, automatische Lead-Zuweisung, lückenlose Historie aller E-Mails und Telefonate sowie Wiedervorlagen auf Knopfdruck.

  • Anpassbare Sales-Pipelines für Ihre Vertriebsphasen
  • Automatische Lead-Erfassung aus Kontaktformularen
  • Strikte Rechteverteilung für Vertriebsmitarbeiter

Automatisierte Termin- & Buchungssysteme

Online-Terminvereinbarung für Mandanten und Kunden mit direkter Kalendersynchronisation (Outlook, Google, Exchange) und automatisierter Kapazitätsprüfung.

  • Automatische Terminerinnerungen per E-Mail & SMS
  • Pufferzeiten und Qualifikationsprüfungen pro Mitarbeiter
  • Vermeidung von Doppelbuchungen und Terminausfällen

Angebots- & Rechnungs-Engine

Erstellen Sie verbindliche Angebote und Rechnungen direkt aus den Kontaktdaten heraus – inklusive automatischer PDF-Generierung im Corporate Design.

  • Hinterlegung individueller Rabatt- und Staffelpreise
  • Direkte Schnittstelle zu DATEV, SevDesk oder Lexoffice
  • Mahnwesen und Zahlungsstatus auf einen Blick

Auftrags- & Zeiterfassung

Digitale Zeiterfassung für Büro und Außendienst. Projektbezogene Stundenerfassung, Stundenzettel und GoBD-konforme Dokumentation.

  • Mobil im Browser auf Smartphone, Tablet oder Desktop
  • Direkte Zuordnung zu Kundenprojekten und Kostenstellen
  • Exportfähige Leistungsnachweise für Kundenabrechnungen

Mitarbeiter- & Aufgabenplanung

Strukturierte Aufgabenverteilung, Urlaubsanträge, Vertretungsregelungen und interne Checklisten für wiederkehrende Unternehmensprozesse.

  • Transparente Aufgabenboards mit Fristen und Status
  • E-Mail-Benachrichtigung bei Zuweisung oder Fertigstellung
  • Kein Informationsverlust bei Krankheit oder Urlaub

Management-Cockpit & Live-Reports

Echtzeit-Übersicht über Umsätze, Vertriebsquoten, Auslastung und offene Posten – fundierte Entscheidungen auf Basis aktueller Kennzahlen.

  • Interaktive Filter nach Zeitraum, Team oder Produktgruppe
  • Automatische Monatsberichte per PDF-Export
  • Kein mühsames Zusammensuchen aus diversen Excel-Listen
Kosten & Nutzen

Standard-CRM vs. Maßgeschneidertes VK-System

Warum sich eine individuelle Entwicklung bereits ab dem ersten Jahr wirtschaftlich auszahlt.

Kriterium
Laufende Kosten
Standard:Monatliche Lizenzkosten pro Nutzer (oft fünfstellig pro Jahr).
VK Maßanfertigung:Einmalige Entwicklung. 0 € Lizenzgebühren, egal wie viele Mitarbeiter das CRM nutzen.
Bedienbarkeit für Ihr Team
Standard:Überladen mit hunderten Standardfeldern, die niemand braucht.
VK Maßanfertigung:Kompakt & fokussiert: Nur die Felder und Schritte, die Ihr Vertrieb wirklich nutzt.
Schnittstellen & Workflows
Standard:Starre Schnittstellen; Anpassungen kosten extra oder sind unmöglich.
VK Maßanfertigung:Nahtlose Integration in Ihre bestehende Buchhaltung (DATEV, ERP, Webshop).
Datenschutz & Datenhoheit
Standard:Daten liegen in ausländischen Clouds unter fremder Kontrolle.
VK Maßanfertigung:Hosting auf Ihren eigenen Servern oder deutschem Plesk-Server (100% DSGVO-konform).
Eigentum & Unabhängigkeit
Standard:Sie mieten die Software nur; bei Kündigung verlieren Sie den Zugriff.
VK Maßanfertigung:Sie besitzen den Quellcode zu 100% und behalten dauerhafte Unabhängigkeit.
Häufige Fragen

Wichtige Fragen zu CRM- & Buchungssystemen

Ein individuelles CRM rentiert sich in zwei Fällen: Erstens, wenn Ihre Vertriebs- und Angebotsprozesse branchenspezifisch sind und Standardsoftware Sie zu mühsamen Excel-Workarounds zwingt. Zweitens, wenn Sie mit mehreren Mitarbeitern arbeiten und die monatlichen Lizenzgebühren innerhalb von 2 bis 3 Jahren die Kosten einer passgenauen Eigenentwicklung übersteigen.

Planen Sie ein individuelles CRM- oder Verwaltungssystem?

Schildern Sie uns Ihre Anforderungen. Wir erstellen eine transparente Machbarkeitsprüfung und ein technisches Feinkonzept.